Das Content Management, übersetzt in etwa “Inhaltsverwaltung” fasst alle Tätigkeiten, Hilfsmittel und Prozesse zusammen, die einen Lebenszyklus von digitalen Information in der Form von Dokumenten und Unterlagen unterstützen. Es wird deshalb Content Management genannt, da diese digitalen Information häufig als Content bezeichnet werden. Diese Information können in Form von Dateien vorliegen. Die Dateien werden einzeln verarbeitet oder als zusammenhängende Dateisysteme. Solche Systeme sind beispielsweise Webseiten, in strukturierter Form sind dies zum Beispiel dann Datenbanken.

Der Lebenszyklus, oder auch die Arbeitsschrittweise die solche Unterlagen und Dokumente durchlaufen müssen, werden in sechs grundlegende Schritte unterteilt. Der erste Schritt dabei ist die Erzeugung, jener folgt die Überarbeitung, die Veröffentlichung, die Übersetzung, die Archivierung und Ablage und endet in der Ausscheidung. Die Rollen der Mitarbeiter in dem Content Management sind kooperativ aufgeteilt, sodass jeder seine bestimmte Aufgabe zu erledigen hat.
Der Autor ist dafür verantwortlich, dass die Erzeugung und die Überarbeitung des Contents fehlerfrei von Statten geht. Die Feinarbeit an den Unterlagen und die Art und Weise von den Veröffentlichungen ist die Aufgabe des Herausgebers. Nachdem der Verleger die physischer Herausgabe von dem digitalen Content koordiniert hat, kann der Administrator die Verwaltung der verschiedenen Ausgaben eines Contents vornehmen und dessen Speicherung. So kann er demnach aufgefunden sowie weiterverarbeitet werden.

Bei dem Content Management gibt es jedoch auch einen kritischen Faktor, der beachtet werden sollte. Dies ist die Verwaltung von den verschiedenen Versionen. Durch das Content Management System, kurz das CMS, werden die automatisierten Prozesse eines Content Managements unterstützt. Das CMS umfasst so zum Beispiel die Möglichkeit, das es unterschiedliche Verantwortlichkeiten und Rollen an viele verschiedene Content- Kategorien und Nutzer vergeben kann. Ebenso zu der Aufgabe des CMS gehört die Identifizierung von den wichtigsten Nutzern und deren Rollen. Die Verarbeitungsprozesse werden als Workflow definiert, sodass die Möglichkeit besteht, Nachrichten, wie zum Beispiel E- Mails, an die Verantwortlichen schicken zu können, sobald sich an dem Content von bestimmten Unterlagen etwas ändern sollte. Das CMS übernimmt des weiteren das Verwalten und das Nachhalten von verschiedenen Versionen einer Unterlage und die Veröffentlichung eines Contents in einer Ablage wie zum Beispiel einer Datenbank.

Die Einführung von Content Management Systemen ist aufgrund der vielfältigen am Markt verfügbaren Lösungen und der unterschiedlichsten Anforderungen oft aufwendig. Spezialisierte Unternehmen bietet Leistungen im Bereich CMS Beratung, um Unternehmen hierbei zu unterstützen.