Unternehmen und Firmen jeglicher Art müssen für ihre Angestellten und Praktikanten Arbeitszeugnisse erstellen. Diese werden meist gefertigt, wenn ein Beschäftigter aufgrund von Kündigung des Arbeitgebers oder aufgrund von Eigenkündigung aus einem Beschäftigungsverhältnis ausscheidet, das Arbeitsverhältnis von Anfang an lediglich befristet war oder es sich bei dem Beschäftigten um einen Praktikanten oder einer Aushilfe handelte.

Das Arbeitszeugnis sollte vom Arbeitgeber objektiv erstellt werden und keine persönlichen Differenzen offen legen. Die Formulierungen sollten stets sachlich gewählt werden und keine negativen Äußerungen über den Beschäftigten enthalten. Erfahrene Arbeitgeber haben jedoch auch die Möglichkeit, negative Eigenschaften des Beschäftigten mit Codes so zu umschreiben, dass diese sich im ersten Moment zwar positiv anhören, bei genauerem Betrachten aber ein Makel darstellen. Diese Codes werden auf Zeugnisdeutsch.de in Schulnoten entschlüsselt.

Arbeitgeber verwenden eine spezielle Zeugnissprache im Arbeitszeugnis, die dann für den vermeintlich neuen Arbeitgeber erkennbar ist, die Bewerber jedoch nicht unbedingt als negative Äußerungen verstehen. Spezielle Formulierungen umschreiben beispielsweise die Arbeitsleistung und das Sozialverhalten, was für viele Unternehmen die wichtigsten Aspekte bei einer Neueinstellung sind.

Ein Beispiel für derartige Umschreibungen ist zum Beispiel:
1. “Herr X. war stets bemüht eine gute Arbeitsleistung zu erzielen.” – Die Passage “war stets bemüht” ist hier die Geheimsprache im Arbeitszeugnis, da der Arbeitgeber darauf hinweist, dass der Angestellte zwar stets bemüht war seine Leistung zu bringen, aber es nie bzw. nicht immer geschafft hat, die Erwartungen zu erfüllen.

Geeignete Vorlagen für Arbeitszeugnisse findet man beispielsweise zum Download im Internet. Außerdem haben viele Verwaltungen bzw. Personalbüros ein eigenes Musterzeugnis entworfen, bei dem die Fragen zu den entsprechenden Berufsgruppen bzw. Tätigkeitsbereichen des Unternehmens abgestimmt ist. Eine solche Vorlage ist meistens in mehrere Bereiche eingeteilt die das Sozialverhalten, die Leistungsbeurteilungen, die Führungsleistungen und die Motivationsfähigkeit betreffen.

Wichtig ist, dass das Zeugnis in einer gehobenen Sprache formuliert ist und zudem gut strukturiert ist. Es sollten aussagekräftige Formulierungen gewählt werden, die alle wichtigen Themenbereiche umfassen. Ebenso sollte die Dauer der Beschäftigung und eventuell der bisherige Werdegang des Beschäftigten erwähnt werden, wenn diese von den üblichen Tätigkeitsbereichen abweichen. Wichtige Fortbildungen die der Beschäftigte absolviert hat oder Beförderungen die ausgesprochen wurden sind für den zukünftigen Arbeitgeber ebenso wichtig, wie beispielsweise die soziale Kompetenz.

Als Arbeitgeber sollte man sich stets vor Augen führen, dass ein solches Arbeitszeugnis mit entsprechend positiver oder negativer Bewertung über die Zukunft des Beschäftigten entscheiden kann. Man sollte daher persönliche Differenzen außen vor lassen und sachlich über den Einzelnen urteilen. Arbeitszeugnisse können auch zur Bewertung gestellt werden.