In kaum einem Bereich des Lebens kommt heute noch jemand ohne einen Zeitplan aus. Stress und Hektik sind Grund dafür, dass Arbeiten praktisch “untergehen” oder immer wieder verschoben werden müssen. Um dies zu verhindern und so effizient wie möglich die verfügbare Zeit nutzen zu können, ist eine gutes Zeitmanagement für Freiberufler vonnöten. Bei der Aufstellung eines Zeitplans sind die Arbeiten als Eckpfeiler zu nutzen, die in regelmäßigen Abständen wiederkehren, wie beispielsweise bestimmte Zahlungen. Neben der Planung der täglichen Aufgaben ist natürlich auch ein Management der Termine nötig, die zwar noch in weiter Ferne liegen, die aber die tägliche Arbeit stark beeinflussen. Man denke nur einmal an Dienstreisen, an bestimmte Veranstaltungen oder Empfänge.
Wer die Zeitplanung professionell angehen möchte, der sollte auf eine Sammlung von Post-Its verzichten und sich Termine zumindest in einem Kalender notieren. Besser noch sind entsprechende Zeitplanungprogramme und Timer, die als Software auf den Rechner geladen werden können. Hier besteht auch die Möglichkeit, sich automatisch und in bestimmten Abständen an Termine erinnern zu lassen. Hilfreich ist es auch, für gewisse Arbeiten unterschiedliche Farben und Zeichen einzusetzen. So wird der Planer schon auf den ersten Blick an einen Termin oder eine Tätigkeit erinnert, ohne sich die Eintragung jedes Mal durchlesen zu müssen. Außerdem wird so ein Überblick über die Gesamtmenge der jeweiligen Termine oder unterschiedlichen Arbeiten verschafft. Als besonders wichtig sind solche Daten zu kennzeichnen, die die Arbeit direkt beeinflussen (Kundengespräche, Abgaben) oder die langfristig sehr wichtig sind (Steuersachen).
Natürlich müssen auch die täglichen Routinearbeiten in den Plan aufgenommen werden. Dabei können sie entweder über den Tag verteilt eingearbeitet werden, oder es wird ein Block mit diesen Arbeiten angelegt. Da es sich dabei meist um leichtere Tätigkeiten handelt, wie etwa Ablage oder Postbearbeitung, können diese auch zum Abschalten zwischen zwei anderen Arbeiten z. B. im Lektorat erfolgen.
Empfehlenswert ist es, den eigenen Zeitplan regelmäßig zu überprüfen und sich auch dafür ungefähr zehn Minuten täglich einzuplanen. Nur so sieht man, ob das Zeitmanagement auch wirklich dazu führt, dass alle nötigen Arbeiten erledigt werden oder ob es noch einer Überarbeitung bedarf.