Vertragsmanagement ist ein kontinuierlicher Prozess mit dem Ziel den Geschäftserfolg zu steigern. Die besten Verträge nützen Unternehmen wenig, wenn sie Fristen versäumen und Inhalte über vereinbarte Leistungen vergessen.Verträge für Mobiltelefone laufen über Monate weiter, obwohl die jeweiligen Mitarbeiter das Unternehmen längst verlassen haben, Hosting-, Domain- und Server-Verträge werden über Jahre nicht gekündigt, obwohl keine Verwendung mehr besteht. Leasingraten und Mietverträge laufen weiter, weil Kündindungsfristen versäumt worden sind, Vorteile aus verhandelten Mengenkontrakten werden einfach übersehen und nicht genutzt. Dieser so einfach vermeidbare Verlust kostet Firmen mehrere Millionen Euro pro Jahr.

Risiken, welche sich bei fehlendem oder mangelhaft organisiertem Vertragsmanagement ergeben sind:

• Fristversäumnisse
• Vergessen von verhandelten Inklusivleistungen
• Unterschiedliche Informationsstände beteiligter Personen
• Verlust, Nicht-wiederfinden von Vertragsdokumenten
• Nicht-Einhaltung von gesetzlichen Vorschriften
• Intransparente Abläufe und Prozesse im Vertragscontrolling

Um das Vertragsmanagement in Unternehmen zu organisieren, gibt es Vertragsmanagement Software. Professionelle Vertragsmanagement-Lösungen bieten Funktionen zur zentralen Vertragsverwaltung, Vertragscontrolling und Vertragsarchivierung (Dokumentenarchivierung). Eine Vertragsverwaltung sollte das Konfigurieren von verschiedenen Vertragstypen ermöglichen. Die Kombination aus Standard-Stammdaten und frei definierbaren Zusatzfeldern garantiert den Mehrwert einer Vertragsmanagement Software abteilungs- und standort-übergreifend. Enterprise-Anwendungen bieten ferner integrierte Faktura-Funktionen, z.B. zum automatischen Erzeugen von Rechnungen sowie deren Prozessüberwachung und Abbildung des gesamten Mahnwesens.

Weiterhin bieten Vertragsmangement-Programme viele Funktionen von Standard-Anwendungen wie z.B. eine Benutzerverwaltung, Versionierung von Altdaten zum Nachvollziehen von Vertragsänderungen und die Einhaltung von Corporate-Security-Policies.

Aus der Sicht von IT-Abteilungen ist eine einfache Integration von Vertragsverwaltung in die meist heterogenen Systemlandschaft zu erwarten. So muss sich das Vertragsmanagement einfach in ERP- und DMS-Anwendungen integrieren lassen. Die einfachsten und kostengünstigsten Technologien sind dabei Browser-basiert, da so bei den Benutzern / Vertragscontrollern keinerlei Software installiert werden muss und auch keine Update- und Wartungskosten anfallen.