Ein neues, innovatives Produkt oder eine wichtige Mitteilung über das eigene Unternehmen ist nichts wert, wenn niemand davon Notiz nimmt. Also muss ein Artikel darüber geschrieben und die Presse informiert werden, damit die Nachricht verbreitet werden kann. Doch wie kommt ein Thema in Printmedien wie Tageszeitungen und Anzeigenblätter, ins Radio oder in die Newsportale im Internet? Für solche Zwecke gibt es so genannte Pressedienste, zu denen auch Nachrichtenagenturen wie ddp und dpa gehören. Sie verschicken den Artikel honorarfrei an Redaktionen im ganzen Land, wo diese dann von den Journalisten aufbereitet und publiziert werden.

Ein Pressedienst versendet jedoch nicht nur Texte, sondern auch Fotos, Infografiken und Audiofiles. Die Beiträge treffen per Satellitenverbindung, News-Ticker oder E-Mail in den Redaktionen ein. Welche Informationen in welcher Form über ein Unternehmen oder ein Produkt veröffentlicht werden, hängt natürlich von den Wünschen des Kunden ab. Dieser bestimmt auch das Verbreitungsgebiet, die so genannte Reichweite. Das kann sich auf einen Landkreis beschränken, gängig ist jedoch eine bundesweite Aussendung.

Pressedienste verschicken ihre Artikel in regelmäßigen zeitlichen Abständen. Nachrichtenagenturen tun das sogar mehrmals täglich. Die Informationen sind dabei schon so geschrieben und formatiert, dass ein Redakteur ihn bei Bedarf ohne Mehrarbeit verwenden kann. Nach der Veröffentlichung des Artikels schickt er dem Pressedienst einen Abdruck- bzw. Sendebeleg. In Kombination mit den offiziellen Verbreitungszahlen der IVW kann so die (oftmals zuvor garantierte) Reichweite und damit der Erfolg eines Artikels gemessen werden. Seriöse Pressedienste stellen ihren Kunden entsprechende Dokumentationen zur Verfügung, damit diese genau sehen, wann und wo über sie berichtet wurde.