Die meisten Unternehmen in Deutschland erhalten und senden täglich wichtige Dokumente zu Lieferanten oder Kunden. Dazu gehören vor allem Bestellungen und Rechnungen. Bei einigen Unternehmen können das einige hunderte Belege oder mehr pro Tag sein. Mussten früher noch die eingehenden Daten wie z.B. Bestellungen mühsam erfasst und ausgehenden Nachrichten wie Lieferscheine ausgedruckt, kuvertiert und versandt werden, so kann man diese Arbeiten heute immer mehr automatisieren.

Das Zauberwort lautet: Elektronischer Datenaustausch oder auf Englisch „Electronic Data Interchange (EDI)“. EDI steht heute weitläufig für elektronische Verfahren, mit denen Nachrichten zwischen Unternehmen und der Anwendungssystemen papierlos und standardisiert ausgetauscht werden können. Das hört sich zunächst einfacher an als es tatsächlich für die Unternehmen ist.

Damit sich Unternehmen elektronisch miteinander unterhalten können, werden die Daten in eine einheitliche Sprache übersetzt. Als Sprache dienen weltweite Nachrichtenformate wie EDIFACT in der Konsumgüterindustrie oder VDA/ODETTE in der Automobilindustrie. Der Versender einer Nachricht wandelt seinen Beleg, z.B. die Bestellung, mit Hilfe eines EDI-Konverters in eine Standardnachricht, z.B. ORDERS, um. Über unterschiedliche Kommunikationsnetze erhält der Empfänger die Nachricht und wandelt sie mit dem EDI-Konverter um, so dass die Daten in sein System eingelesen werden können.

Laut einer Studie der GS1 Germany nutzen bereits rund 90 Prozent der Unternehmen mit mehr als 50 Mio. Euro Umsatz pro Jahr EDI-Nachrichten. Bei kleineren Unternehmen ist EDI noch nicht so stark verbreitet.

Immer häufiger beanspruchen die Unternehmen für die EDI-Kommunikation auch externe Dienstleister. Wie beim Strom aus der Steckdose genügt dem Unternehmen eine einzige Anbindung an das EDI-Netzwerk und schon können auch alle anderen Unternehmenspartner mit geringem Aufwand die EDI-Services für den elektronischen Datenaustausch nutzen. Unter dem Strich können Unternehmen ihre Kosten durch Auslagerung an einen Dienstleister um bis zu 70 Prozent senken.